Auditoría del Conocimiento

Comparación entre Auditoría del Conocimiento  y Auditoría  de la Información

Auditoría del Conocimiento	Auditoría de la Información
1.    Herramienta que evalúa las fuentes potenciales de conocimiento y permite hacer una investigación y conocer la salud  del conocimiento organizacional.	.  Diagnostico sobre el uso de la información dentro de una organización, determina el rol que desarrolla la información.
2.    Examina los recursos de conocimiento y su uso: cómo, porqué se adquiere, almacena, accede, disemina, comparte y usa el conocimiento	La auditoria de información supone:      revisar el uso de la información  dentro de la organización, identificar y mapear los recursos de información disponibles, determinar qué información es esencial, para qué y para quién, establecer cómo se utiliza y se comparte y evaluar los costes y el valor de la información.
3.    Consta de tres fases: una de Análisis, que consiste en una revisión general de la organización (aspectos estratégicos, de proceso, etc.) y el establecimiento de criterios para su valoración; la segunda es la etapa de Desarrollo y esta comprende la realización de la auditoria del conocimiento en la organización y la tercera etapa es la de Resultados y seguimiento para gestionar y potenciar el conocimiento	Costa de siete fases: la primera de Planeamiento, se conoce el plan estratégico de la organización en la que se va a aplicar la auditoria, se elabora el plan de auditoría, se identifican los recursos de información y se determinan los atributos para cada uno de los recursos. La segunda fase es la de Recolección de Datos, en esta se determinan los flujos de información, así como el estado ideal y actual de los recursos de información. La tercera fase es la de Análisis de Datos, aquí se hace una descripción de la organización, y de cada uno de los recursos de información, se da una presentación y análisis de los flujos de información, se realiza una comparación entre el estado real y el ideal de los RI y se realiza una evaluación de estos. La cuarta fase es la de Resultados y Recomendaciones, la quinta es la Comunicación de los Resultados, la sexta es la Implementación de recomendaciones, esta fase es aplicada por la organización que se audito al igual que la sétima fase de Seguimiento
4.    Existen diversas herramientas de apoyo como lo son el inventario, los flujos del conocimiento y el mapa de conocimiento, las cuales ayudan a obtener y analizar los activos del conocimiento y como se mueven dentro de la organización.	Se utilizan herramientas como lo son: la observación, cuestionarios, entrevistas, el inventario de los recursos de información, los flujos de información y los mapas de información
5.    Se encuentra representado por los activos intangibles de una empresa (capital humano, capital estructural y capital cliente.	Se encuentra representado por activos tangibles dentro de la organización (informes, circulares, bases de datos, etc.)

Referencias Documentales

Gil, M.; López, G.; Pérez, A. (200?) La auditoría como etapa previa a la gestión del conocimiento en una institución educativa mexicana.

Soy, C. (2002) Auditar la información ¿Para qué?. En: Boletín SIEDIC, No. 38 (dic.-feb., 2002) Madrid, España: SIEDIC.

Politica de Información en Costa Rica

ANALISIS DE LA LECTURA: 
Acercamiento a una Política de Información en Costa Rica.   

Hoy en día se habla de un termino denominado Sociedad de la Información, este nace a raíz de la gran cantidad de información que se esta produce en el mundo la cual es transmitida a casi todas partes gracias a las TIC’s las cuales se convierten en un facilitador de los datos que necesitan las personas para encontrarse alfabetizadas en esta sociedad que exige tanto de nosotros. La información se convierte en un recurso indispensable para el desarrollo de los países ya que contribuye a la adquisición de conocimientos por parte de los individuos  en diferentes áreas lo que llevara a un progreso tanto económico, político, cultural, entre otros.

Costa Rica al igual que todos los demás países en vías de desarrollo necesitan estar inmersas en la llamada sociedad de la información si quieren alcanzar el progreso y para esto se requiere el apoyo de instituciones tanto públicas como privadas u organizaciones internacionales. A pesar de que las Tecnologías de la información y la documentación no están muy desarrolladas en nuestro país se trata en lo mayor de lo posible procurar que las personas de todas las áreas  regiones tengan acceso a estas y a la valiosa información para la generación del conocimiento. Las  capacitaciones en el uso de las TIC’s y el buen manejo de la información veraz y oportuna a personas de los dos sexos y de todas las edades también deben de ser actividades que se implementen en el país, para que así  se generen profesionales mejor capacitados e innovadores que saquen a la nación adelante.

Al ser Costa Rica un país en vías de desarrollo, no cuenta con los recursos óptimos para invertirlos en el área de tecnologías, las cuales favorecerán a un adecuado desarrollo de la Sociedad de la Información y a pesar de la existencia de proyecto como Gobierno Digital implementado hace algunos años los resultados no han sido muy satisfactorios para la sociedad. Se ha tratado de llegar a partes alejadas del país con la implementaciones de redes inalámbricas, la instauración de CECIS en las comunidades, aulas de computo en las escuelas y colegios, pero a mi criterio no se les esta dando la formación adecuada a las personas en el uso de la información, estos recursos se están utilizando más como una forma de entretenimiento que para su fin principal que es la generación de conocimientos.

La Política Pública e Información tiene que ver con las decisiones que se toman por las personas del sistema político de cada país con la principal finalidad de resolver problemas que se consideran de carácter colectivo. En este caso es obligación del estado dotar a las instituciones de ciertas reglamentaciones en la que se establezca el cumplimiento de actividades y programas enfocados en el desarrollo de una Sociedad de la Información y la implementación de las tecnologías de la información y la comunicación para que estos sean dirigidos a toda la población sin discriminación alguna.

Las políticas de información contribuirán a que los gobiernos cuenten con mejores herramientas para la toma de decisiones, además de que contribuye a la organización y a la correcta difusión de la información.

Como menciona Yáñez, M citada por Rosales, R , una PI que obligue al estado a un punto de convergencia electrónico con la ciudadanía permitiría:

1) Mejorar los servicios públicos entregados a las personas,

2) Aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública,

3) Estimular la transparencia de las acciones gubernamentales y,

4) Promover la participación ciudadana     

Otro aspecto en el que Costa Rica debería de estar sumamente enfocado es en el de acceso a la información con fines educativos o formativos y culturales, ya que con el avance en las tecnologías de la información se requiere de personas más y mejor capacitadas en todas las áreas del saber, por lo que es necesario que exista un acceso universal a la información.

Quienes se deben de encargar de la formulación,  creación y divulgación de las Políticas de Información en Costa Rica esta a cargo de diferentes entes entre ellos las instituciones tanto gubernamentales como el MEP, MIDEPLAN, MICIT, entre otras al igual que las instituciones privadas, los ciudadanos y el gobierno.

En conclusión la era de la información requiere de políticas que sean adaptadas por los países con el propósito, para que se cuente con los recursos necesarios para implementar de la mejor forma la Sociedad de la Información y la gestión del conocimiento entre individuos lo que favorecerá a forjar un país más desarrollado en diversas áreas, por lo que es indispensable la formación como lo mencionaba anteriormente en el correcto uso de las tecnologías de la información.

Costa Rica requiere de dichas políticas ya que actualmente no existe nada  lo cual garantice el acceso libre a la información, ni que establezca la alfabetización y capacitación de las personas en el  correcto uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, así como el acceso adecuado a estas. Y es la información que nos va a llevar a alcanzar el conocimiento necesario para hacer que nuestro país progrese.

Análisis de la Lectura: El inventario de recursos de información como herramienta de la auditoría de información de Jesús Tramullas

Para cualquier empresa o institución es primordial que se lleven a cabo Auditorias de Información, de esta manera se llegará a una indicada gestión de los recursos informativos aptos para un mejor desarrollo de los procesos dentro de estas.

El autor hace referencia a dos tipos de auditoria, la de la información que en esta lo que se va a auditar principalmente en el  material tangible lo que se puede ver y tocar, este tipo de material es el que va a dar a las personas que laboran en la institución los mecanismos para alcanzar las metas y objetivos propuestos, serán la guía para cumplir con lo establecido, entre ellos se pueden mencionar las políticas de la institución, reglamentos de los departamentos etc.

Por otra parte esta la auditoria del conocimiento, en este caso lo que se audita es precisamente el conocimiento que poseen los trabajadores de las organizaciones, o como menciona el autor la “información tácita” la cual se encuentra ligada con el capital intelectual de la persona, es todo lo que estos han adquirido en sus trabajos con el paso del tiempo y que no se encuentran expresados en ningún tipo de material, es conocimiento al que no se puede acceder pero que de igual forma es indispensable para el crecimiento de la empresa.

Hoy en día se habla de la gestión de información o del conocimiento como es también llamada y las nuevas tecnologías de la información llevan a las empresas a preocuparse por el desarrollo e implementación de auditorias a toda la información que se encuentre de forma digital.

El inventario constituye una herramienta para que la información que se encuentra en las empresas pueda ser auditada de una mejor forma y contribuirá a que exista un mayor flujo de los recursos de información, ya que favorece a determinar que es lo que se encuentra disponible.

Para que esta información se encuentre al servicio tanto de los trabajadores como para los usuarios se plantea la posibilidad de la creación de bases de datos de inventarios, esto favorecerá a un mejor control de lo contenido en esta.

ENSAYO

 Auditoria de la Información

Realizado por: Hortensia Medina Díaz

La información se ha convertido en nuestros días en uno de los recursos de mayor importancia dentro de las empresas u organizaciones, y estas se han dado cuenta que sin la existencia de estas no podrían funcionar de la mejor forma para el cumplimiento de sus metas y objetivos, la información se convierte en una herramienta indispensable para la correcta toma de decisiones de los directivos y la solución de problemas. Es por esta razón que surge la necesidad de auditar la información.

La Auditoria de Información va a contribuir en establecer el uso que se le da a esta dentro de las organizaciones y si la información que están utilizando para el desarrollo de las tareas y procesos es la apropiada, además ayuda a determinar la efectividad de la información. Esta auditoria se realiza tanto a la información que se produce dentro de la institución, así como a la externa.

 Según lo planteado por Cristina Soy (2002) la Auditoria de información permite desarrollar los siguientes aspectos:

·        Revisar el uso de la información dentro de la organización.

·        Identificar y mapear los recursos de información.

·        Determinar que información es esencial, por qué y para quién.

·        Establecer cómo se utiliza y se comparte.

·        Evaluar los costes y el valor de la información.

Un aspecto por el que resulta de importancia realizar este tipo de auditorias, es para que una vez evaluada la información, se determine cual es realmente pertinente y de utilidad dentro de la institución para que pueda ser gestionada a todos los trabajadores, esto permitirá que estos se encuentren mejor informados y cumplan con sus objetivos de manera más eficiente, mejoren la capacidad innovadora y se logre una mejor competitividad.

Respecto a la gestión de la información dentro de las empresas u organizaciones, surge una herramienta que favorecerá a que esta se lleve a cabo de una forma más rápida y efectiva, esto se debe gracias a la implementación de las Tecnologías de la Información (TIC’s), el uso de Internet, Intranet, portales y bases de datos favorecen el acceso a la información oportuna por parte de todos los trabajadores de determinada institución.

En conclusión la Auditoria de la Información es un proceso que se debe de desarrollar en todas las instituciones sea del tipo que sea, ya que determinará el papel que juega la información que manejan estas y favorecerá en el cumplimiento de las funciones y objetivos.

Referencia Bibliográfica

Soy, C.(2002) Auditar la información…¿Para qué?. En Boletín de la SEDIC. No 38, 2002.